Informations pratiques Collèges – Lycées
Côté Découvertes vous accompagne dans la réalisation de toutes les démarches administratives de votre projet !
Découvrez les informations importantes pour organiser au mieux votre voyage scolaire.
Informations générales
Formalités administratives
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EN FRANCE :
Chaque participant doit être muni d’une carte nationale d’identité ou d’un passeport en cours de validité.
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À L’ETRANGER :
– Les mineurs doivent obligatoirement avoir en leur possession une autorisation de sortie de territoire.
– Les élèves non ressortissants de l’Union Européenne doivent consulter leur consulat.
Toutes les informations utiles sont consultables sur les sites suivants : www.service-public.fr et www.diplomatie.gouv.fr (rubrique conseils aux voyageurs).
Espace enseignant
Côté Découvertes met à votre disposition un espace web sécurisé (Espace enseignant) où vous retrouverez tous les documents nécessaires à la préparation du séjour :
- Carnet de voyage
- Plans d’accès
- Plans de couchage
Il est accessible directement depuis notre site internet (www.cote-decouvertes.fr) grâce à un identifiant et un mot de passe unique.
Communication
Nous sommes joignables 24h sur 24 et 7 jours sur 7 lors du déroulement de votre séjour.
Une messagerie vocale et un service de dépôt d’images sont mis à disposition gratuitement. Les professeurs peuvent ainsi enregistrer des messages et déposer des photos pendant le séjour, permettant aux parents d’avoir des nouvelles de leur enfant en temps réel.
Restauration
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LE PETIT-DÉJEUNER – DÉJEUNER – DINER :
Le petit-déjeuner et le diner se prennent au sein de l’hébergement sauf exception ou demande spécifique. Le déjeuner se prend à l’extérieur, sous forme de panier-repas (pique-nique à emporter dès le matin) sauf exception ou demande spécifique.
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PENSION COMPLÈTE :
La pension complète de nos séjours commence par le dîner du premier jour sur place et se termine par le panier-repas du dernier jour sur place. Nous pouvons, sur demande, intégrer à nos propositions des repas supplémentaires sur les trajets aller et/ou retour……
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RÉGIMES ET ALLERGIES ALIMENTAIRES :
Les régimes et allergies alimentaires des participants seront toujours pris en compte, à condition de nous les avoir communiqués dans les délais demandés. Certains régimes alimentaires peuvent faire l’objet d’une tarification particulière (exemple : sans gluten), veuillez nous contacter pour plus de détails à ce sujet.
Visites
Nous réservons toutes les visites et activités sans frais supplémentaires à réception du contrat de réservation accompagné du premier acompte.
Plus nous réservons à l’avance les différentes visites ou activités, plus les chances d’obtenir les dates et créneaux horaires souhaités sont grandes
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LES 3 TYPES DE VISITES :
– les visites libres réalisées par les professeurs.
– les visites audioguidées.
– les visites guidées par un professionnel.
Les étapes de votre projet
Prise de contact et réalisation d’un projet sur mesure
- Par téléphone ou par email, prise en compte de votre demande de séjour.
- Réalisation de votre devis et de votre planning personnalisé correspondant à vos attentes.
- Pose d’une option dans les hébergements, valable 15 jours sans engagement financier de votre part.
Confirmation, acompte et réservation
- Après ajustement de votre devis et de votre planning de séjour, envoi du contrat de réservation à nous retourner signé, accompagné du premier acompte.
- Réservation définitive du séjour aux dates retenues, hébergements, transports, visites/activités…
Préparation du séjour
- Mise à disposition de votre espace web enseignant où seront déposés au fur et à mesure l’ensemble des documents nécessaires à l’organisation de votre voyage.Vous trouverez également les informations concernant les formalités du séjour : (pièce d’identité, autorisation de sortie de territoire, visas, carte d’assurance maladie…).
- Paiement du 2ème acompte.
Avant le départ
- Liste des participants détaillée à nous transmettre (y compris régimes alimentaires, allergies).
- Envoi de votre répartition au sein de l’hébergement ou des familles d’accueil.
- Création de votre carnet de voyage : programme détaillé, plans d’accès, bons d’échanges, confirmations des réservations…
- Transmission des coordonnées du transporteur.
- Règlement du solde de séjour.
Pendant le séjour
- Mise à disposition de la messagerie vocale et de la plateforme de dépôt d’images par les enseignants. Les parents pourront suivre le déroulement du séjour en temps réel grâce à ce service.
- Suivi et assistance de notre équipe disponible 24h sur 24 et 7 jours sur 7.
Après le séjour
- Envoi de notre questionnaire de satisfaction. Vos avis sont primordiaux pour améliorer sans cesse notre qualité de séjour.
Les types d'hébergements
Hébergement en centre d’accueil
La grande majorité de ces hébergements se situe en France ou en Angleterre et accueille des séjours scolaires depuis de nombreuses années.
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CHAMBRES :
Les élèves sont logés en chambres multiples. Les adultes en chambres simples ou doubles.
Les sanitaires sont situés majoritairement dans chaque chambre.
La répartition des chambres vous sera communiquée plusieurs jours avant le départ.
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REPAS :
Petit-déjeuner et dîner au centre. Panier-repas le midi.
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EXTÉRIEUR :
Ces centres d’accueil possèdent de grands espaces extérieurs sécurisés permettant aux élèves de se détendre sereinement.
Le confort de l’établissement, la qualité de la table et le cadre de vie, font des sites de Côté Découvertes des lieux de séjours agréables pour les écoles.
Tous les centres sont agréés par la Direction Départementale de la Cohésion Sociale pour l’accueil des séjours scolaires.
Hébergement en auberge de jeunesse
Établissement habitué et adapté à l’accueil de groupes scolaires tout au long de l’année.
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CHAMBRES :
Les élèves sont logés en chambres multiples, ou en dortoirs. Les adultes en chambres simples, doubles ou triples.
Les sanitaires sont situés majoritairement dans chaque chambre.
La répartition des chambres vous sera communiquée plusieurs jours avant le départ.
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REPAS :
Ces auberges proposent une restauration de qualité : petit-déjeuner et dîner sur place, panier-repas le midi.
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SITUATION GÉOGRAPHIQUE :
Leur situation géographique est la plupart du temps idéale. Elles se trouvent souvent en plein centre-ville permettant alors de gagner un temps précieux pour la journée.
Hébergement en famille
Ce type d’hébergement est la solution la plus économique de toutes. Les élèves sont en immersion totale puisqu’ils partagent plusieurs moments avec les membres de la famille d’accueil.
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CHAMBRES :
Les élèves sont logés à 2, 3 ou 4 maximum par famille hôtesse au même titre que les professeurs.
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REPAS :
Les étudiants partagent des moments privilégies avec la famille comme le petit-déjeuner et le dîner. Des paniers-repas sont donnés pour le midi.
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SITUATION GÉOGRAPHIQUE :
Leurs logements se situent à environ 20 minutes du point de rendez-vous (matin et soir).
Les familles d’accueil sont rigoureusement sélectionnées en fonction des critères suivants : hygiène et confort du domicile, disponibilité et responsabilité. Elles font l’objet d’une visite de l’organisateur local chaque année.
Sur place, notre organisateur local est présent dès votre arrivée et lors de votre départ. Il est joignable 24h/24 et 7j/7pour faire en sorte que votre séjour se déroule le mieux possible.
En cas d’anomalie ou d’incident concernant votre séjour en famille, veuillez nous prévenir immédiatement afin de traiter le problème dans les plus brefs délais (ne pas attendre la fin du séjour).
Hébergement en hôtel
Plusieurs collaborations avec des chaînes d’hôtels spécialisées dans l’accueil de groupes scolaires ont été mises en place récemment. Ces établissements sont pour la plupart neufs ou très récents.
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CHAMBRES :
Le confort des élèves et des enseignants est leur priorité lors de la construction de ces structures.
Les élèves sont logés en chambres multiples ou en dortoirs. Les adultes en chambres simples ou doubles.
La quasi-totalité des chambres sont équipées de leurs propres sanitaires (douche, lavabo, toilettes).
La répartition des chambres vous sera communiquée plusieurs jours avant le départ.
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REPAS :
En ce qui concerne la restauration : panier-repas le midi / petit-déjeuner et dîner sur place.
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SITUATION GÉOGRAPHIQUE :
Ces hôtels sont situés en centre-ville ou à proximité.
Les modes de transports
Voyage en autocar
- Ce mode de transport s’avère être souvent le plus économique lorsque le nombre de participants n’excède pas 59 personnes (les autocars de plus grande capacité sont plus rares donc plus couteux).
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Sa mise à disposition pendant l’intégralité du séjour permet au groupe de se déplacer d’un point à un autre en toute liberté.
- Nous travaillons en partenariat avec plusieurs compagnies d’autocar à travers toute l’Europe. Celles-ci s’engagent à respecter scrupuleusement l’ensemble des normes de sécurité en vigueur ainsi que les règles concernant les temps de conduite et les temps de repos des conducteurs.
- Les véhicules utilisés pour les transports de longue distance sont des autocars de tourisme ou grand tourisme (sièges inclinables, micro, lecteur vidéo et climatisation).
Voyage en train
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Ce mode de transport est le plus adapté pour les séjours se déroulant en centre-ville. En effet, une fois arrivés sur place, deux possibilités : utilisation des différents moyens de transport en commun (métro, tramway, bus…) ou mise à disposition d’un autocar privé qui vous transportera lors de vos diverses excursions.
- Le train permet également de réduire considérablement les temps de trajets aller/retour. Le séjour commence alors sans la moindre fatigue.
- En ce qui concerne la visibilité des disponibilités, les délais changent en fonction des compagnies. Nous pouvons ainsi les consulter 3 mois avant le départ avec la SNCF et 4 mois avant le départ avec Eurostar, Thalys, Thello, Lyria et Renfe.
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Les règles et délais de réservation ainsi que les conditions d’annulation seront communiqués en fonction de la demande puisqu’ils varient également en fonction de la compagnie ferroviaire, de la période et du nombre de participant.
Voyage en avion
- Nous travaillons aussi bien avec les compagnies régulières (Air France, Swiss Air, Aer Lingus, Bristish Airways, Iberia, Brussels Airlines…) qu’avec les compagnies low-cost (Easy Jet, Vuelig, Transavia, Volotea, Ryanair, Flybe…).
- Les départs sont possibles depuis la plupart des aéroports. Les tarifs varient nettement en fonction des périodes de voyages, des effectifs et de l’anticipation des réservations.
- Une fois arrivés sur place, un autocar de transfert est systématiquement prévu pour rejoindre l’hébergement ou la première visite/activité du séjour.
Voyage en ferry
- En collaboration avec les plus grandes compagnies de Ferries tels que P&O Ferries, Brittany Ferries et Irish Ferries, nous bénéficions d’une grille tarifaire propre aux agences de voyages.
- Ce mode de transport permettra de vous rendre au Royaume-Uni et en Irlande depuis plusieurs villes de France. Les traversées peuvent s’effectuer de jour (sièges inclinables) comme de nuit (en cabines couchettes).
- Autre alternative possible : l’Eurotunnel, moyen plus rapide et économique que le Ferry. Sa ligne ferroviaire unique Calais ▶ Folkestone permet de traverser la manche en 35 minutes. Il est également tout à fait possible d’envisager un trajet aller en Ferry puis un trajet retour en Shuttle (Eurotunnel) et inversement.
Les tarifs 2021 - 2022
Nos tarifs 2021 – 2022
Les prix de ce catalogue sont « à partir de » et calculés sur la base de 49 élèves + 4 adultes payants.
Les tarifs sont valables pour les élèves de moins de 16 ans.
Les prix sont donc donnés à titre indicatif et ne sont en aucun cas contractuels.
Chaque demande fait l’objet d’un devis personnalisé, calculé en fonction de multiples facteurs : type d’hébergement, mode de transport, visites/activités, période et lieu de séjour, effectif et âge des participants…
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NOS PRIX COMPRENNENT :
– L’hébergement :
En pension complète (petit-déjeuner, déjeuner et dîner) selon le type d’hébergement proposé.
– Les visites/activités :
La totalité des visites ou/et activités inscrites dans les programmes de séjours (réservation, droits d’entrées et guidages).
– Le transport aller/retour
En autocar :
Au départ de l’établissement, à disposition sur place, frais de routes inclus (taxes, péages, parkings, carburant) ainsi que tous les frais du conducteur (hébergement et repas).
En train :
Au départ de la gare souhaitée (sous réserve de disponibilités). Tarifs variables en fonction des dates de séjour.
Les traversées maritimes : :
Billets aller/retour en ferries (sous réserve de disponibilité). Tarifs variables en fonction des horaires de traversées (jour ou nuit) et des dates de séjour.
– La documentation
Mise à disposition d’un espace web sécurisé regroupant tous les documents nécessaires à la préparation du voyage.
– L’assistance téléphonique
Mise à disposition d’une messagerie vocale et d’une plateforme de dépôt d’images. Numéro d’urgence joignable 24h/7j.
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LES PRIX NE COMPRENNENT PAS :
– Le transport en avion.
– Les frais de visites supplémentaires.
– Les pourboires éventuels.
– Les repas autres que mentionnés de la pension complète.
– Les majorations liées à l’âge des participants ou aux dates de séjours.
– L’assurance annulation totale ou/et individuelle.
– Les transferts de l’établissement scolaire à l’aéroport ou la gare.
– Les frais de consigne dans le cas de séjour en avion ou en train.
– Les frais de boisson (y compris l’eau en bouteille).
– Les dépenses à caractère personnel.
Les tarifs présentés dans ce catalogue 2021-2022 sont valables du 01/09/2021 au 31/08/2022. Ils sont établis en fonction des conditions réglementaires et économiques en vigueur au 30/06/2021, sauf mention particulière.